1. Registrera fakturor och dokument för hand
Att öppna varje leverantörsfaktura, läsa av leverantör, datum och belopp och skriva in det i ett kalkylark eller bokföringsprogram är klassiskt tidsförstöring. Det skalar dåligt: dubbelt så många fakturor betyder dubbelt så mycket knappande.
En automation som läser fakturan och skriver raden åt dig tar bort just det, med validering så inget felaktigt smyger sig in.
2. Läsa och sortera offertförfrågningar
Kommer det in förfrågningar med bilagor som någon måste läsa, plocka ut detaljer ur och avgöra hur de ska hanteras? Det är ett tydligt automationsläge. Läsningen och sorteringen går att ta bort medan besluten stannar hos dig.
3. Gå igenom ansökningar och CV:n
När en tjänst läggs ut kommer ansökningarna in i stor mängd, och någon måste läsa varje CV mot samma kriterier. Det är enformigt och blir olika beroende på vem som läser och hur trött hen är.
En automation kan poängsätta varje CV mot dina kriterier och ge en rankad lista med motivering, så att du börjar vid intervjun i stället för i högen.
4. Städa och slå ihop kalkylark
Data som kommer ut ur olika verktyg i olika format — dubbletter, tomma fält, datum i fem varianter — behöver ofta städas för hand innan den går att använda. Nästa vecka är den rörig igen.
Regler för vad 'rent' betyder hos er kan fångas en gång och köras automatiskt varje gång.
5. Flytta information mellan system
Exportera från ett verktyg, klistra in i ett annat, uppdatera en tredje. Den här sortens mellanarbete syns sällan i någons jobbeskrivning men äter tid varje dag. Det är precis vad en automation som kopplas till dina system är byggd för.
Hur du känner igen en bra kandidat att automatisera
Tre tecken: uppgiften är återkommande, den följer ungefär samma steg varje gång, och den handlar om att läsa, flytta eller strukturera information. Stämmer alla tre är det värt att titta på.
Osäker på om just din uppgift går? Beskriv den, så säger vi rakt om den är en bra match.